Cette politique de confidentialité couvre le site web, accesdonnees.ca, ainsi que le forum de discussion mattermost.accesdonnees.ca et la liste courriel agora.accesdonnees.ca, gérés bénévolement par la Communauté Accès aux Données.
Nos services sont hébergés sur un serveur dédié loué auprès de l’entreprise OVHCloud Canada situés à Beauharnois, Québec.
La mise à jour du système d’exploitation Debian GNU\Linux et des logiciels installés sur le serveur, ainsi que les sauvegardes mensuelles sont gérées par François Pelletier de l’entreprise Je valide ça, service-conseil.
Collecte de données
La communauté Accès aux données utilise principalement des services auto-hébergés, ainsi que quelques services SaaS complémentaires.
Services auto-hébergés
Le site web accesdonnees.ca est un site web informatif basé sur WordPress, il ne produit aucun traceur web (cookies) de type persistant ou tiers et ne contient aucun autre type de mécanisme de suivi de la navigation.
- Les informations suivantes sont recueillies par WordPress:
- adresse IP
Le site web mattermost.accesdonnees.ca est un forum de discussion public accessible par inscription. Il est gouverné par un code de participation défini par le Manifeste de la communauté. La modération est effectuée par une équipe de bénévoles.
- Les informations suivantes sont recueillies par Mattermost:
- nom d’utilisateur
- mot de passe
- adresse courriel
- adresse IP
- heure de connexion
- messages publiés sur le forum
- L’utilisation de ces information est à des fins:
- création de comptes utilisateur
- bon fonctionnement de la plateforme
- statistiques d’utilisation
- communication client
La liste courriel agora.accesdonnees.ca est basée sur le logiciel ListMonk et utilise le service d’envoi de courriel PostMark SMTP avec une clé API individuelle fournie par Je valide ça, service-conseil.
- Les informations suivantes sont recueillies par ListMonk:
- prénom
- courriel
- L’utilisation de ces information est à des fins:
- communication client
- diffusion de contenu promotionnel
Services SaaS externes
ListMonk et WordPress envoient les courriels transactionnels via le service SMTP PostMark qui est situé aux États-Unis et a une politique de rétention de 45 jours maximum.
- Les informations suivantes sont recueillies par PostMark:
- prénom
- courriel
- réponse SMTP de ton fournisseur de courriel
- contenu du courriel
- L’utilisation de ces information est à des fins:
- communication client
- statistiques sur la délivrabilité des courriels
Politique de gouvernance des renseignements personnels
Procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels
Durée de conservation
- Les renseignements personnels ont été catégorisés de la façon suivante :
- renseignements concernant les clients
- La durée de conservation pour chacune de ces catégories a été établit de la façon suivante :
- Courriels reçus et envoyés: 45 jours
- Documents d’affaires (contrats, factures): illimité
- Comptes utilisateurs: 1 an après la dernières activité
- Dossiers de projet: 7 ans après la fin du contrat
Méthodes de stockage sécurisé
- Les renseignements personnels se trouvent aux endroits suivants:
- Serveur privé situé dans un centre de données de l’entreprise OVH localisé au Québec. Certifications
- Fournisseurs de solutions SaaS suivants: PostMark. Voir leurs politiques de sécurité et de confidentialité respectives.
- Le degré de sensibilité de chacun de ces lieux de stockage a été établi.
- Ces lieux de stockage, qu’ils soient papier ou numérique, sont adéquatement sécurisés.
- L’accès à ces lieux de stockage a été restreint aux seules personnes autorisées.
Destruction des renseignements personnels
- Pour les renseignements personnels sur papier, ils devront être totalement déchiquetés.
- Pour les renseignements personnels numériques, ils devront être totalement supprimés des appareils (ordinateurs, téléphone, tablette, disque dur externe), des serveurs et des outils infonuagiques.
- Le calendrier de destruction en fonction de la durée de conservation établie pour chaque catégorie de renseignements personnels devra être fait. Il est impératif de documenter les dates de destruction prévues.
- Il faudra s’assurer que la destruction est réalisée de manière à ce que les renseignements personnels ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.
Anonymisation des renseignements personnels
- L’anonymisation des renseignements personnels ne devrait se faire que si l’organisation souhaite les conserver et les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
Formation et sensibilisation du personnel
- Il faudra s’assurer de fournir une formation régulière aux employés sur la procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels, ainsi que sur les risques liés à la violation de la vie privée.
- Cela inclut également la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité des données et à l’importance du respect des procédures établies.
Procédure de demande d’accès aux renseignements personnels
Soumission de la demande
- L’individu qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisation. La demande peut être envoyée par courriel ou via un formulaire web.
- La demande doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une demande d’accès aux renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour identifier l’individu et les renseignements recherchés.
- Ces informations peuvent inclure le nom, l’adresse ainsi que toute autre information pertinente pour identifier de manière fiable l’individu qui effectue la demande.
Réception de la demande
- Une fois la demande reçue, un accusé de réception est envoyé à l’individu pour confirmer que sa demande a été prise en compte.
- La demande devra être traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception.
Vérification de l’identité
- Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable. Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.
- Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l’organisation peut refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.
Réponse aux demandes incomplètes ou excessives
- Si une demande d’accès aux renseignements personnels est incomplète ou excessive, le responsable de la protection des renseignements personnels communique avec l’individu pour demander des informations supplémentaires ou clarifications.
- L’organisation se réserve le droit de refuser une demande si elle est manifestement abusive, excessive ou non justifiée.
Traitement de la demande
- Une fois l’identité vérifiée, le responsable de la protection des renseignements personnels pour traiter les demandes d’accès aux renseignements personnels procède à la collecte des renseignements demandés.
- Le responsable consulte les dossiers pertinents pour recueillir les renseignements personnels demandés, en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles.
Examen des renseignements
- Avant de communiquer les renseignements personnels à l’individu, le responsable examine attentivement les informations pour s’assurer qu’elles ne contiennent pas de renseignements tiers confidentiels ou susceptibles de porter atteinte à d’autres droits.
- Si des renseignements de tiers sont présents, le responsable évalue s’ils peuvent être dissociés ou s’ils doivent être exclus de la divulgation.
Communication des renseignements
- Une fois les vérifications terminées, les renseignements personnels sont communiqués à l’individu dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales en vigueur.
- Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l’individu par voie électronique, par courrier postal sécurisé ou en personne, selon les préférences de l’individu et les mesures de sécurité appropriées.
Suivi et documentation
- Toutes les étapes du processus de traitement de la demande d’accès aux renseignements personnels doivent être consignées de manière précise et complète.
- Les détails de la demande, les actions entreprises, les décisions prises et les dates correspondantes doivent être enregistrés dans un registre de suivi des demandes d’accès.
- Date de réception de la demande ;
- Date de l’accusé de réception ;
- Date de la vérification de l’identité ;
- Méthode de vérification de l’identité ;
- Décision – demande d’accès acceptée ou refusée ;
- Date de la communication des renseignements (si applicable).
- Protection de la confidentialité
- Tout le personnel impliqué dans le traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels doit respecter la confidentialité et la protection des données.
- Gestion des plaintes et des recours
- Si un individu est insatisfait de la réponse à sa demande d’accès aux renseignements personnels, il doit être informé des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information.
- Les plaintes doivent être traitées conformément aux politiques et procédures internes en matière de gestion des plaintes (section suivante).
Procédure de traitement des plaintes
- Réception des plaintes
- Les plaintes peuvent être déposées par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou via tout autre canal de communication officiel. Elles doivent être enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement au personnel désigné.
- Les employés doivent informer immédiatement le service responsable de la réception des plaintes.
- Évaluation préliminaire
- Le responsable désigné examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité.
- Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évident peuvent être rejetées. Toutefois, une justification doit être fournie au plaignant.
- Enquête et analyse
- Le responsable chargé de la plainte mène une enquête approfondie en collectant des preuves, en interrogeant les parties concernées et en recueillant tous les documents pertinents.
- Le responsable doit être impartial et avoir l’autorité nécessaire pour résoudre la plainte.
- Le responsable doit maintenir la confidentialité des informations liées à la plainte et veiller à ce que toutes les parties impliquées soient traitées équitablement.
- Résolution de la plainte
- Le responsable de la plainte propose des solutions appropriées pour résoudre la plainte dans les meilleurs délais.
- Les solutions peuvent inclure des mesures correctives, des compensations financières ou toute autre action nécessaire pour résoudre la plainte de manière satisfaisante.
- Communication avec le plaignant
- Le responsable de la plainte communique régulièrement avec le plaignant pour le tenir informé de l’avancement de l’enquête et de la résolution de la plainte.
- Toutes les communications doivent être professionnelles, empathiques et respectueuses.
- Clôture de la plainte
- Une fois la plainte résolue, le responsable de la plainte doit fournir une réponse écrite au plaignant, résumant les mesures prises et les solutions proposées.
- Toutes les informations et documents relatifs à la plainte doivent être conservés dans un dossier confidentiel.
Procédure de demande de désindexation et de suppression des renseignements personnels
- Réception des demandes
- Les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels doivent être reçues par l’équipe responsable désignée.
- Les clients peuvent soumettre leurs demandes par le biais de canaux spécifiques tels que le formulaire en ligne ou l’adresse courriel dédiée.
- Vérification de l’identité
- Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable.
- Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.
- Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l’organisation peut refuser de donner suite à la demande.
- Évaluation des demandes
- L’équipe responsable doit examiner attentivement les demandes et les renseignements personnels concernés pour déterminer leur admissibilité à la désindexation ou à la suppression.
- Les demandes doivent être traitées de manière confidentielle et dans le respect des délais prévus.
- Raisons d’un refus
- Il existe aussi des raisons parfaitement valables pour lesquelles nous pourrions refuser de supprimer ou de désindexer des renseignements personnels :
- Pour continuer à fournir des biens et des services au client ;
- Pour des raisons d’exigence du droit du travail ;
- Pour des raisons juridiques en cas de litige.
- Désindexation ou suppression des renseignements personnels
- L’équipe responsable doit prendre les mesures nécessaires pour désindexer ou supprimer les renseignements personnels conformément aux demandes admissibles.
- Communication du suivi
- L’équipe responsable est chargée de communiquer avec les demandeurs tout au long du processus, en fournissant des confirmations d’accusé de réception et des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de leur demande.
- Tout retard ou problème rencontré lors du traitement des demandes doit être communiqué aux demandeurs avec des explications claires.
- Suivi et documentation
- Toutes les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels, ainsi que les actions entreprises pour y répondre, doivent être consignées dans un système de suivi dédié.
- Les enregistrements doivent inclure les détails des demandes, les mesures prises, les dates et les résultats des actions effectuées.
Responsable de la protection des renseignements personnels (loi 25)
François Pelletier (intérim) est le responsable de la protection des renseignements personnels de la Communauté Accès aux Données. Il est aussi responsable de l’application de la politique de gouvernance des renseignements personnels.
Il peut être joint par courriel à l’adresse courriel
loi25 [a] accesdonnees [point] ca.
Les demandes et plaintes seront traitées le plus rapidement possible.
Déclaration d’incidents de cybersécurité
| Date de découverte de l’incident | Type d’incident | Renseignements visés | Support ou logiciel | Nombre de personnes visées | Mesures mises en place depuis l’incident |